Aflevering I Am Tao #Boekencast Afl 52

Arjan Broere schreef het boek I AM TAO, met de ondertitel ’Stroomlijn je communicatie in vijf stappen’ Voor dit boek wordt met Tao niet de filosofie bedoelt, maar is I AM TAO een acroniem. De uitleg van deze acroniem vind je hieronder. Noot: we kregen het boek van Arjan Broere opgestuurd. Het boek is opgedeeld in drie delen: Deel 1 Minder is meerDeel 2 Stroomlijn je communicatie in vijf stappenDeel 3 Communicatiemiddelen stroomlijnen Minder is meer Arjan komt uit de wereld van optimaliseren en zo efficiënt mogelijk werken met GTD, het voelt als een tegenhanger van het vorige boek dat we bespraken, 4000 weken. Terwijl het eerste deel in dit boek van Arjan filosofisch is. Communicatie is een interessant onderwerp voor ondernemers en medewerkers in het bedrijf. Communicatie kan ervoor zorgen dat het verkeerd of juist heel goed gaat. Het gaat over de communicatie in je bedrijf, van mensen met elkaar, en in relaties. Een mooi voorbeeld dat Arjan gebruikt uit het boek Bevrijd! van Carl Newport over een team dat stopte met het gebruik van e-mail waardoor de manager niet meer ‘even’ een vraag kon mailen. Nu moest zij bij de programmeurs langs gaan voor deze vragen, maar daar was vaak de drempel net iets te hoog voor. Met als gevolg dat de medewerkers minder werden gestoord. Ook interessant in deel is het stuk over Kanso (Japans) wat betekent eenvoudig, gewoon. Het betekent dat je alle extra’s weglaat, zo minimalistisch mogelijk ontwerpen. Al je communicatie stroomlijnen, zodat je met minder frictie werkt en minder energie verloren gaat. Tom beschrijft hoe ze bij Viisi het principe Minder is meer gebruiken, zie ook het artikel hieronder. Een artikel van Arjan over mailen als een CEO leverde veel reacties op. De meeste mensen vinden deze manier van mailen niet passen. Een korte reactie geven op de e-mails die je ontvangt, met zo min mogelijk franje, maar niet kortaf. Of kun je, zoals Tom zegt, beter af en toe iets schrijven en niet besparen op aandacht voor je collega’s. Minderen kost je meer tijd en aandacht. Wanneer je wilt dat een e-mail minder tekst bevat ben je meer tijd kwijt om tot de kern te komen en nog steeds duidelijk zijn voor de ontvanger. Een vergadering die minder tijd kost vraagt om meer voorbereiding. Een presentatie die compact is vraagt om vaak oefenen en net zo lang snijden tot er niets meer uit kan. Door de beperking kom je tot meesterschap. - Goethe Stroomlijn je communicatie in vijf stappen I AM TAO staat voor, van Idea naar Objective, Audience, Message, Tools en Action. Van Idea - je hebt een idee en dat wil je overdragen op een ander,naar Objective - het doel dat je wilt bereiken bij die ander.Audience - maak je doelgroep kleiner zodat je beter in staat bent om ze goed aan te spreken.Message - de kernboodschap die je de doelgroep wilt geven.Tools en technieken - welke communicatiemiddelen zet je waar en wanneer in.Action - aansporen tot actie.  Doel dat je wilt bereiken, is het een: kennisdoel (weet), houdingsdoel (vindt), of gedragsdoel (doet). De vloek van kennis, is dat jij als zender weet wat je vertellen wilt en het volkomen logisch vindt, maar de ander heeft deze kennis nog niet. Het is lastig om je te verplaatsen in die ander die jouw niet kennis heeft, wanneer het voor jou gewoon is. Handig is om het doel aantrekkelijk te maken om naartoe te werken. Verpak het bericht op een manier waardoor mensen het beter kunnen onthouden zoals een verhaal, beeldspraak, acroniem. Een tip van Arjan uit de journalistiek, wat is de essentie van de boodschap? Orden je bericht op een manier zodat je als lezer direct de essentie leest en minder belangrijke info in latere alinea’s aan bod komt. Daardoor kan de redactie eenvoudig de laatste aline’s verwijderen bij ruimtegebrek, zonder de essentie te verliezen.  In dit deel ook een handig overzicht van hulpmiddelen en technieken over communicatiemiddelen, wanneer ze het beste passen, de voor- en nadelen.